Fagforbundet i møte med arkivlovutvalget

Torsdag 20. september var Fagforbundet representert ved Trond Finstad, leder av Yrkesseksjon kontor og administrasjon og medlem i Fagforbundets arbeidsutvalg, og rådgiver Martin Raaen Eidissen i møte med arkivlovutvalget.

21.09.2018 av Martin Raaen Eidissen
Sist oppdatert: 02.10.2018

Arkivlovutvalget har bedt arbeidstakerorganisasjonene komme med innspill til utvalgets mandat i forbindelse med deres revisjon av arkivloven. Trond Finstad formidlet på vegne av Fagforbundet følgende innspill til utvalget:

"Under Arendalsuka arrangerte vi, i samarbeid med Arkivverket og Arkivforbundet, en arkivfaglig seanse kalt «Brunsj i arkivet – hva skjer om samfunnet ikke klarer å dokumentere seg selv?». Her påpekte riksarkivaren blant annet at selv om en fordel med digitalisering av arkivmateriale er at man får tilgang på materialet omtrent uansett hvor man er, er det samtidig en utfordring at elektroniske data må lagres og arkiveres aktivt for å ikke være borte for alltid. Rådmannen i Arendal ga selv uttrykk for at dette problemet er omfattende særlig når det gjelder elektronisk kommunikasjon som e-post.

Vi har i samråd med vår faggruppe for arkivansatte sammenfattet følgende punkter vi mener er viktigst innenfor mandatet til arkivlovutvalget:

Virkeområde: For å sikre en helhetlig samfunnsdokumentasjon og bevaring av rettighetsdokumentasjon mener Fagforbundet at arkiv fra private virksomheter og selvstendige rettssubjekter som utfører oppgaver på vegne av det offentlige, (som aksjeselskap og interkommunale selskaper), bør få arkivplikt etter arkivloven

• Viktig rettighetsdokumentasjon kan gå tapt ved tjenesteutsetting av for eksempel barnevern og eldreomsorg til privat virksomhet uten at de har arkiveringsplikt.
• Interkommunale selskaper og offentlig eide foretak kan omfatte tjenester som brannvesen og strømforsyning. Her risikerer vi at opplysninger om viktig offentlig infrastruktur går tapt uten arkiveringsplikt.

Bevaring/kassasjon: Norsk Arkivråd argumenterer i sitt innspill til arkivlovutvalget at Arkivverket fortsatt bør gis myndighet til å avgjøre hvilke arkiv som skal bevares. Dette stiller vi i Fagforbundet oss bak. Arkivrådet skriver følgende: «Prosessen bør innebære at personvernhensyn veies opp mot øvrige bevaringshensyn. Arkiv og rettighetsdokumentasjon slettes i dag på bakgrunn av en ensidig personvernvurdering og uten at andre bevaringshensyn er vurdert. Vi har ofte sett at det personvernlovgivningen anser for godt personvern utelukkende er sletting (i form av kassasjon). Sett fra et arkivfaglig perspektiv, og erfaringer om forvaltning av historisk rettighetsdokumentasjon, kan godt personvern like gjerne bety å bevare opplysningene, dog med streng tilgangsstyring, slik at de kan gjøres tilgjengelig for den registrerte ved behov. Dette gjelder særlig opplysninger tilhørende barn og andre svake grupper.» Sitat slutt.

Det har blitt sagt at «orden i arkivet er orden i demokratiet». Dette handler i stor grad også om tilgang på informasjon – som jo forutsettes at den er tilfredsstillende arkivert og bevart i første omgang. Tilgang på informasjon er en kampsak også for Fagforbundet fordi åpenhet er en forutsetning for folks tillit til forvaltningen.

Arkivansvaret: Mer og mer av kommunikasjonen med og fra det offentlige foregår digitalt, og mengden øker. Virksomheten har e-post-mottak hvor arkivansatte vurderer og journalfører e-post. Men stadig større mengder av e-posten går direkte til saksbehandler, og blir av ulike årsaker ikke journalført. Det samme skjer også med e-post som saksbehandler sender ut. Det er grunn til å problematisere om saksbehandlere har god nok opplæring, kunnskap og tid til å vurdere og journalføre e-poster. Fagforbundet mener at arkivansvaret i realiteten er flyttet fra den øverste ledelsen i organet til hver enkelt saksbehandler.

Norsk Arkivråd har i sitt innspill til arkivlovutvalget del 2 (side 6) oppfordret å automatisk journalføre alle e-poster i virksomhetene, og at arkivarer i ettertid foretar kassasjon/bevaring av eposten. Det vil bety at virksomheten igjen tar hånd om journalføringa. Det forutsettes at virksomheten gis myndighet til å betrakte alle e-poster som virksomhetens dokumenter uten at det kommer i konflikt med personvernet, for eksempel i forskriftene til Personopplysningsloven. Dette forslaget opplever Fagforbundet som viktig å følge opp.

Fagforbundet mener også at det er viktig å bevare de private arkivene. Mange av våre medlemmer jobber i private virksomheter, som private barnehager, selvstendige rettssubjekter som aksjeselskap og interkommunale selskaper. Dersom vi vil ivareta deres interesse som arbeidstakere i de private virksomhetene er vi helt avhengige at arkivene blir bevart også fra de private virksomheter som per i dag ikke er arkivpliktige.

Arkiv- og dokumentasjonsplikt for hele offentlig sektor: Som Arkivforbundet har uttrykt i deres innspill mener Fagforbundet også at arkivloven skal gjelde alle deler av offentlig forvaltning, uansett organisasjonsform. I dag er situasjonen slik at flere interkommunale samarbeidsordninger – som er helt eller delvis eid av det offentlige – ikke har arkiv- og dokumentasjonsplikt. De mest åpenbare eksemplene er kommunale aksjeselskap og interkommunale selskap organisert etter lov om slike selskap (LOV-1999-01-29-6). Interkommunalt samarbeid er svært utbredt for å løse blant annet lovpålagte oppgaver, ikke minst på områder der det er svært viktig at dokumentasjon ivaretas i et rettighetsperspektiv.

Konsekvensen av manglende lovregulering av arkiv og dokumentasjon i interkommunale samarbeidsordninger er at viktig juridisk, forvaltningsmessig og forskningsmessig dokumentasjon kan gå tapt, både for eierkommunene og for enkeltpersoner. Det er vanskelig å se for seg at dette har vært intensjonen fra lovgivers side. Som Arkivforbundet viser til i deres innspill framstår det som det nærmest er unison enighet om dette i arkivsektoren. Det vises til en undersøkelse Kommunal Rapport nylig har gjort om dette temaet. I nettutgaven datert 22.6.2018 omtales undersøkelsen, hvor det framgår at 60 % av de interkommunale selskapene ønsker arkivplikt. Kun 13 % ønsker ikke arkivplikt. Dette er et tydelig signal som Fagforbundet mener det er viktig å følge opp.

Avslutningsvis har jeg en kommentar til hvordan arkivsektoren forholder seg til implementering og bruk av digitale arkiver og arkivsystemer. For i forbindelse med digitale arkiver er det for Fagforbundet også viktig at man ikke bare tenker på disse som IKT-prosjekter, men også som et omstillingsprosjekt hvor brukerperspektivet og ansatt-perspektivet er viktig. At brukere som ikke er arkivarer eller jobber like mye med arkiv i det daglige til enhver tid har kompetansen de behøver for å bruke digitale arkivsystemer er nødvendig ikke bare for bevaringen av det arkivverdige materialet, men også for de ansattes opplevde medvirkning."