Fagforbundets høringssvar på forslaget til ny arkivlov

Høringsfristen var 2. desember, og Fagforbundet har kommet med sine innspill til den nye arkivloven.

27.11.2019 av Martin Raaen Eidissen
Sist oppdatert: 29.06.2020

Under kan du lese Fagforbundets kommentarer:

Fagforbundets høringssvar til NOU 2019:9 Fra kalveskinn til datasjø - Ny lov om samfunnsdokumentasjon og arkiver

Fagforbundet er i all hovedsak positive til forslaget til ny arkivlov, og opplever at arkivlovutvalget har gjort et grundig arbeid. Dagens arkivlov har lenge vært overmoden for modernisering, og spesielt gledelig er det at det i langt større grad enn før nå forsøkes å nyttiggjøre seg av den digitale teknologiutviklingen. Arkivlovutvalget har bedt om at det gjennomgående i høringssvaret vises til spesifikke lovbestemmelser. Fagforbundet har forsøkt å gjøre dette i kommentarene under.

I dokument 3:10 (2016-2017) fant Riksrevisjonen at arkivering i flere statlige virksomheter og departementer er mangelfull, og utvikling i bruk av e-post ble pekt på som en av årsakene. Det kan i mange tilfeller ikke dokumenteres hva virksomheten har gjort eller hvorfor. Innbyggeren, revisjonen, ledelsen og media er alle parter som blir rammet av manglende journalføring.

Dette kan for eksempel løses med programvare som gjennomgår inn-/og utgående e-post og foreslår hvilken sak den kan knyttes til. Arbeidsgiver vil ikke ha innsyn i e-posten og personvernet til den ansatte blir ivaretatt. Utvalget foreslår i lovutkastet §8 tredje ledd at arbeidsgiver skal gi ansatte tilgang til verktøy for å ivareta plikten til å dokumentere ekstern kommunikasjon på en automatisert måte. Fagforbundet støtter dette, nettopp for å sikre bedre dokumentfangst av e-post. En slik ordning vil igjen kunne føre til at forvaltningen blir mer etterprøvbar, og at både demokratiet og nasjonens hukommelse blir sikret i samtid og ettertid.

Private arkiv finner vi i Arkivlovens §§ 13-19 i dag. Private arkiv er viktige bidrag for å kunne få en helhetlig samfunnsdokumentasjon. Fagforbundet støtter at Nasjonalarkivet har det nasjonale ansvar for å koordinere langtidsbevaring av private arkiv av vesentlig nasjonal betydning og at fylkeskommunen gis formell rolle som regionalt koordinerende ledd i arbeidet med å bevare private arkiv av regional betydning, jfr. lovutvalget § 35. Stortinget bør følge opp med å bevilge tilstrekkelige midler til arbeidet.

§41 (3) lyder følgende: «Kongen kan bestemme at fylkesmannen skal føre tilsynet med kommuner og fylkeskommuner i samsvar med første og annet ledd.» (NOU 2019:9, s. 28). Dette leddet åpner for å flytte føringen av tilsyn fra Nasjonalarkivet til fylkesmannen. Med et «kan» i en lovtekst ligger det ofte en plan om gjennomføring bak. Fylkesmannen har per nå ingen kompetanse på arkivtilsyn. Overordnet arkivkompetanse på regionnivå ligger hos statsarkivene og interkommunale arkivdepot. IKA-ene er eid av kommuner og fylkeskommuner og derved inhabile. Fagforbundet mener derfor at dersom §41 (3) skal bestå må det ligge statsarkiv-kontorer i alle de nye regionene. Dersom dette ikke skjer frykter Fagforbundet at tilsynskompetansen forsvinner.

Utkastet til ny arkivlov foreslår å gå fra postjournaler til søkbare registre. I lovutkastet anføres følgende: «Et arkivregelverk som er lettere å etterleve, og informasjonssystemer som gjør det lett å etterleve prosedyrekrav (som muliggjør bevaring og innsyn), vil bidra til at norsk forvaltning fortsetter å være åpen og etterprøvbar, jf. lovutkastet § 1.» (NOU 2019:9, s. 181-182). Fagforbundet frykter at dette ikke vil være tilstrekkelig, fordi det vil være vanskelig å søke etter noe man ikke vet eksisterer. I praksis vil man derfor kunne risikere at innsynsretten i mange tilfeller blir illusorisk.

Personopplysningsloven og GDPR har åpnet for sanksjoner fra Datatilsynet for feil behandling og oppbevaring av persondata. Nytt i forslaget til arkivlov er at Nasjonalarkivet kan fastsette løpende tvangsmulkt hver dag for avvik fra dokumentasjonsplikten som ikke rettes og lukkes §42 (2) (NOU 2019:9, s. 28). Dette er nytt, og et signal som kan fungere som et nyttig virkemiddel mot offentlige virksomheter som nedprioriterer ressurser i dokumentasjonsforvaltningen. Bortfall av journalføringsplikten og antakelig også av offentlig journal i den formen vi har nå, kan føre til uoversiktlig dokumentasjon i virksomhetene. Fagforbundet støtter derfor muligheten for sanksjoner for å sikre at offentlige virksomheter ikke forsømmer sin plikt til å registrere, behandle og bevare dokumentasjon.

Avslutningsvis registrerer Fagforbundet at vårt forslag til opprettelse av en nasjonalt offentlig driftet og eid skytjeneste har blitt gitt oppmerksomhet, men langt på vei blir avfeid. Arkivlovutvalget skriver blant annet følgende: «En kan langt på vei si at risikoene stort sett er de samme uansett hvor en server som er koblet til Internett, står. Sikkerheten beror på rammeverket rundt serveren: lokaler, kompetanse og ressurser. Kryptering kan også bidra til sikkerheten» (NOU 2019:9, s. 210). Fagforbundet vil imidlertid igjen framheve at det er prinsipielt viktig at offentlig informasjon, både om offentlige virksomheter og om borgere, er under offentlig eierskap og kontroll. Dessuten stiller vi oss spørrende til at sikkerhetsrisikoen er lik dersom offentlig arkivmateriale lagres i utlandet. Blant annet avdekket Helse Sør-Øst-skandalen at over 100 utenlandske IT-medarbeidere forholdsvis enkelt hadde tilgang på svært sensitiv personinformasjon om 2,8 millioner nordmenn. Serverne her lå også i EU-landet Bulgaria, noe lovutvalget selv antyder at er sikrere. Fagforbundet er redd for at norske myndigheters mulighet til å føre tilsyn med selskaper som følger andre lands lover er lavere enn dersom serverne ligger i Norge.

Med hilsen

Fagforbundet

Yrkesseksjon kontor og administrasjon

Trykk her for å lese alle høringssvarene som er kommet inn hittil.