Yrkesprofilen – Dokumentforvalter / Arkivar

Yrkesseksjon kontor og administrasjon har vært i samtale med vårt medlem i Fagforbundet, Merethe Skatrud, som er Dokumentforvalter i Horten kommune.

13.11.2020
Sist oppdatert: 13.11.2020

Hva er en dokumentforvalters jobb?

Min hovedoppgave akkurat nå er å klargjøre byggesaksmapper. Det vil si at alle eiendommer med bruks- og gårdsnummer i Horten kommune skal sorteres og klargjøres for digitalisering.

Dokumentene ryddes fri for stifter og binders, og blir pakket ned i egne flytteesker i kronologisk rekkefølge, ut i fra gårds- og bruksnummer på de enkelte eiendommer. Deretter sendes dokumentene til IKA Kongsberg (Interkommunalt arkiv i Kongsberg) for skanning. 

Ved å gjøre det på denne måten hindrer vi svinn, samt at dokumentene som faktisk er et «verdipapir» vil være tilgjengelig for ansatte, saksbehandlere og internt bruk ved behov, via et elektronisk system. 

Dette er et spennende og nøysomt «detektivarbeid», og en stor ryddejobb som ble startet i 2018 og som vi håper å være ferdig med i løpet av 2021.  

I tillegg til meg har vi to andre ansatte som har et stort trykk på denne «ryddejobben».

{insert_ep_object class="" title="bilde1_1.jpg" alt="" vspace="" hspace="" width="350" imageId="75514" type="image"}

Arkiv er mye interessant historie og har viktige verdipapirer og opplysninger om eiendommer og grenser, blant annet. Dette viktige arbeidet er noe som jeg er stolt av å kunne være med på å bevare for fremtiden.

Fra gammelt av vet vi jo at dokumenter kunne forsvinne, men med en ny tid med digitalisering får vi tatt vare på historien vår. Våre etterkommere får sett hvordan verden så ut før digitalisering ble til, samt at det gjør det lettere å hente opp opplysninger om grenser og eiendommer, når innbyggerne trenger det.

Jeg jobber også med enkelte andre fagsystemer i kommunen, men akkurat nå er det en del arbeid med systematisering og pakking av det fysiske arkivet som vi kjenner til fra gammelt av.

Hvorfor valgte du å arbeide som dokumentforvalter?

Jeg hadde en tidligere Fagleder som var svært interessert i arkiv, og det gjorde at jeg ble veldig motivert med å begynne å jobbe med dette selv.

Jeg er interessert i historie, og liker at den er oversiktlig og systematisk tilgjengelig. Det er en absolutt fordel i dette «detektivarbeidet». 

Hvordan har det vært å være dokumentforvalter nå i denne Korona-pandemien, og har dere hatt mye hjemmekontor?

Under Korana-pandemien har vi jobbet 50/50 hjemme og på kontoret. Noen har vært på kontoret hele tiden, da en del arbeidsoppgaver ikke kan gjøres på hjemmekontor. På denne måten har vi fått rullert på arbeidsoppgavene samtidig som vi har opprettholdt smittevernhensynet.

Hvor lenge har du vært medlem i Fagforbundet?

Jeg har vært medlem siden 2012. Jeg hadde et kort opphold da jeg ble anbefalt av noen kollegaer å være med i en annen organisasjon, men så tidlig at det var i Fagforbundet jeg fikk best yrkesfaglig oppfølging. Den yrkesfaglige oppfølgingen, og tydeligheten på hva Fagforbundet sto for som jeg fikk fra yrkesseksjonen jeg tilhører er det som gjorde at jeg meldte meg inn igjen for noen år siden.

I linken nedenfor kan du se hvordan man blir arkivar og kan jobbe som dokumentforvalter:

https://www.oslomet.no/studier/sam/arkivvitenskap 

Tusen takk til vårt medlem, Merethe Skatrud, for en hyggelig samtale om et interessant og viktig arbeid!

Carol Nyland Rasmussen
Leder for Yrkesseksjon kontor og administrasjon
Fagforbundet Vestfold og Telemark