Kryptering av filer – en guide for tillitsvalgte

Tillitsvalgte håndterer ofte opplysninger som ikke skal komme på avveie. Du er lovpålagt gjennom personopplysningsloven å kryptere når du sender filer med sensitive personopplysninger.

02.10.2023 av Eirik Randsborg Lie, personvernombud i Fagforbundet, og Øystein Wang, IT-sikkerhetsansvarlig i Fagforbundet
Sist oppdatert: 31.10.2023

Tillitsvalgte håndterer ofte opplysninger som ikke skal komme på avveie. Du er lovpålagt gjennom personopplysningsloven å kryptere når du sender filer med sensitive personopplysninger.

Hva slags informasjon regner vi som sensitiv? Det kan være opplysninger om hvem medlemmene er og hvor de bor og personlige forhold knyttet til helseopplysninger og økonomi. Det kan være styrepapirer og forretningshemmeligheter og informasjon som kan skade arbeidsgiveren din og arbeidsplassene til kollegaene dine.

Kryptering er en metode for å gjøre innholdet i en tekst uleselig for personer som ikke har fått en kode som kan låse opp innholdet. Det å sende beskjeder som kun skal være leselig for mottakeren, har vært aktuelt siden romertiden. Julius Cæsar kodet innholdet ved å flytte alle bokstaver syv plasser til høyre i alfabetet, så A ble til H. I dag har vi langt mer avanserte metoder. Datamaskiner gjør krypteringsjobben for oss.

Bli en racer på kryptering

Å ikke kryptere, er som sagt ulovlig. Så hvordan gjør du det? Det er heldigvis ikke så vanskelig. Microsoft Office, Libreoffice og programvare fra Apple er blant programmene som har innebygd mulighet for kryptering. Slik kan du krypterer i Microsoft Office:

• Gå til «Fil» i verktøylinjen oppe til venstre
• Gå til «informasjon»
• Gå til «beskytt dokument»
• Velg «krypter med passord» og legg inn passordet du vil bruke
• Send den krypterte filen som vedlegg
• Send passordet i en SMS

Du kan teste at filen har blitt kryptert ved å lukke og åpne filen igjen. Hvis den er kryptert, må du skrive inn passordet.

Husk at krypterte dokumenter ikke kan åpnes uten passord, så du må ha ukrypterte kopier av dokumenter som skal arkiveres eller overlates til andre.

KL*AR for mer digitalt arbeid

Du kan imidlertid møte noen utfordringer underveis. For eksempel kan krypterte filer bli stoppet i spam-filter, eller det kan være vanskelig å åpne for de som er mindre vant med tekniske ting. Vi i Fagforbundet jobber med å gjøre oss bedre på det digitale arbeidet. Klubbstyrets Arbeidsrom (KL*AR) skal gjøre forbundets digitaliseringsarbeid mer overkommelig for tillitsvalgte. OSS tillitsvalgte følger opp med mer informasjon om det digitale arbeidsrommet i et senere nummer.

Lykke til med kryptering av filer! Håper du ble litt klokere av denne oppskriften på hvordan du kan gå fram.